Cyfryzacja procesów HR zaczyna nabierać tempa za sprawą przenoszenia do sfery elektronicznej kolejnych elementów kadrowych. Od wczoraj, czyli 18 października 2026 r. zaczęły w pełni obowiązywać istotne zmiany dotyczące orzeczeń lekarskich wydawanych w ramach badań z zakresu medycyny pracy. Od teraz, co do zasady, orzeczenia lekarskie z zakresu medycyny pracy będą wydawane wyłącznie w formie elektronicznej.
Czy nowe przepisy zrewolucjonizują obieg dokumentów w firmach czy może wprowadzą jedynie zbędne komplikacje? Jak poradzić sobie w sytuacji, gdy pracownik nie posiada dostępu do usług cyfrowych? Przyglądamy się najważniejszym aspektom wchodzących w życie regulacji.
Skąd wynikają zmiany i jak to wyglądało dotychczas?
Nowe zasady to efekt rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 20 marca 2026 r. (Dz. U. z 2026 r. poz. 456). Choć sama nowelizacja weszła w życie już parę miesięcy temu, w kwietniu 2026 r., przewidziany w niej półroczny okres przejściowy upłynął właśnie teraz i wprowadził nowe obowiązki od dnia 18 października 2026 r.
Dotychczas stosowana procedura funkcjonowała już od dłuższego czasu i opierała się na doskonale znanych standardowych orzeczeniach wydawanych w formie papierowej. Po przeprowadzonym badaniu lekarz medycyny pracy wystawiał papierowe orzeczenie w dwóch egzemplarzach (jeden dla osoby badanej, drugi dla pracodawcy), a pracownik fizycznie musiał dostarczyć dokument do działu kadr. Takie rozwiązanie przy tak szybkim tempie rozwoju technologicznego, jakiego doświadczamy obecnie, wydaje się nieaktualne i częściowo problematyczne.
Elektronizacja jako zasada, papier jako wyjątek
Zgodnie z nowymi przepisami orzeczenia lekarskie z zakresu medycyny pracy będą wystawiane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (Elektronicznej Platformy Gromadzenia, Analizy i Udostępniania Zasobów Cyfrowych o Zdarzeniach Medycznych). Sporządzanie orzeczenia w tradycyjnej, papierowej formie nadal może nastąpić, ale wyłącznie w ściśle wskazanych przez przepisy przypadkach. Należy do nich przede wszystkim brak dostępu do systemu teleinformatycznego (np. w razie awarii systemu), a także specyficzne sytuacje dotyczące niektórych służb mundurowych i funkcjonariuszy publicznych.
Dostęp do orzeczenia w Internetowym Koncie Pacjenta
Nowe przepisy kształtują mechanizm przekazywania informacji o wynikach badań zarówno samej osobie badanej, jak i pracodawcy. Gdy lekarz sporządzi orzeczenie w postaci elektronicznej, wynik badania będzie dostępny dla pracownika w jego indywidualnym Internetowym Koncie Pacjenta (IKP). Przepisy przewidują również ważną alternatywę, dzięki której na żądanie badanego lekarz nadal będzie zobowiązany do wydania dokumentu papierowego, jednak teraz już nie jako standardowego orzeczenia, a w postaci wydruku z systemu opatrzonego swoim własnoręcznym podpisem.
Pracodawca z kolei otrzyma orzeczenie lekarskie bezpośrednio od placówki medycyny pracy w terminie i w sposób określonych w zawartej z nią umowie. Sam pracownik nadal będzie mógł dostarczyć pracodawcy pobrane z IKP orzeczenie elektroniczne lub podpisany przez lekarza wydruk, natomiast nie jest to już jego obowiązek. Takie rozwiązanie istotnie usprawni i ułatwi procedurę związaną z obiegiem dokumentacji, a także wyeliminuje ryzyko potencjalnych opóźnień czy też zagubienia dokumentu.
Zatrudnianie cudzoziemców a nowe obowiązki
W związku z coraz częstszym zatrudnianiem cudzoziemców przez polskich pracodawców istotne znaczenie mają rozwiązania usprawniające obieg dokumentacji pracowniczej, w tym dokumentacji z zakresu medycyny pracy. Wprowadzenie systemu opartego o IKP budzi w tym kontekście uzasadnione pytania, ponieważ dostęp do Internetowego Konta Pacjenta wymaga posiadania numeru PESEL oraz odpowiedniego narzędzia do logowania np. Profilu Zaufanego czy aplikacji mObywatel. Dobrą informacją jest to, że w świetle nowych regulacji nie stanowi to żadnej przeszkody. Jak już wskazano wcześniej lekarz medycyny pracy na żądanie badanego może wydrukować orzeczenie wystawione elektronicznie i przekazać badanemu taki wydruk opatrzony własnoręcznym podpisem. Rozwiązanie to znacząco ułatwia proces wdrażania do pracy osób z zagranicy, bez konieczności zakładania Internetowego Konta Pacjenta specjalnie na ten cel.
Spójność w dotychczas prowadzonej dokumentacji
Wielu pracodawców nadal prowadzi akta osobowe w tradycyjnej, papierowej formie. Wprowadzenie cyfrowych orzeczeń mogłoby więc budzić obawy czy firmy będą zmuszone do natychmiastowej cyfryzacji całej dokumentacji kadrowej. Nowe przepisy nie niosą jednak takiego przymusu, a pracodawca będzie mógł nadal przechowywać w aktach osobowych papierową wersję orzeczenia lekarskiego. Do teczki osobowej można włączyć dostarczony przez pracownika wydruk opatrzony podpisem lekarza lub wydruk otrzymanego orzeczenia elektronicznego, poświadczony przez pracodawcę bądź osobę upoważnioną w dziale HR za zgodność z dokumentem elektronicznym. Co równie ważne, papierowe orzeczenia wydane przed 18 października 2026 r. zachowują swoją ważność do końca okresu, na jaki zostały wystawione.
Czy wprowadzone zmiany okażą się w pełni intuicyjne dla pracowników i pracodawców?
Biorąc pod uwagę elastyczność przepisów w zakresie możliwości wydawania podpisanych wydruków, nowe regulacje wydają się uwzględniać realia biznesowe oraz potrzeby firm, które nie przeszły jeszcze pełnej cyfryzacji akt osobowych. Najbliższy czas będzie jednak wymagał od działów HR dostosowania wewnętrznych procedur do nowego obiegu dokumentów.
Jeśli mają Państwo pytania dotyczące nowych zmian lub napotykają praktyczne problemy związane z prawem pracy, zapraszamy do kontaktu. Nasz zespół pozostaje do dyspozycji i chętnie podzieli się doświadczeniem.
