W dniu 20 czerwca 2026 r. weszły w życie przepisy zmieniające zasady działania systemu eUmowy, dostępnego przez portale praca.gov.pl i biznes.gov.pl. To ważna zmiana dla pracodawców, bo system ma stopniowo stać się centralnym miejscem obsługi znacznej części formalności związanych z zatrudnieniem.
Nie wszystkie nowe funkcjonalności pojawią się jednak od razu. Ustawa przewiduje etapowe wdrożenie. Formularze mają zostać dostosowane w ciągu 6 miesięcy, ZUS ma potwierdzić gotowość swoich systemów w ciągu 2 lat, a pełne funkcjonalności eUmów mają zostać udostępnione w ciągu 3 lat od wejścia w życie ustawy.
eUmowy – jeden system do zawierania i obsługi umów
W systemie będzie można podpisać przede wszystkim umowę o pracę, umowę zlecenia, umowę o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu, oraz umowę uaktywniającą. Klasyczna umowa o dzieło nie została natomiast wprost objęta tym katalogiem, dlatego nie należy zakładać, że będzie mogła być standardowo zawierana przez system eUmowy.
System eUmowy ma umożliwiać zawieranie, zmianę i rozwiązywanie umów elektronicznie. Dokumenty będzie można podpisać podpisem kwalifikowanym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Dla pracodawcy oznacza to możliwość przeniesienia wielu czynności kadrowych do jednego, publicznego systemu.
W systemie będzie można nie tylko podpisać umowę, ale także składać wybrane wnioski i oświadczenia, prowadzić dokumentację pracowniczą oraz przygotowywać świadectwa pracy. W praktyce chodzi m.in. o dokumenty związane z korzystaniem z uprawnień pracowniczych, takie jak wnioski dotyczące opieki nad dzieckiem do lat 14, urlopu okolicznościowego czy urlopu bezpłatnego, a także inne oświadczenia i dokumenty dotyczące obsługiwanej umowy.
Mniej formalności, ale nie mniej odpowiedzialności
Dużą zaletą systemu mają być gotowe formularze umów i dokumentów. Mają one pomóc w prostych, typowych sprawach i ograniczyć liczbę błędów formalnych. System ma też wspierać przekazywanie danych do ZUS i KAS oraz korzystać z danych z rejestrów publicznych, takich jak CEIDG czy KRS.
Warto jednak pamiętać, że nawet najbardziej rozbudowany system eUmów nie przejmie odpowiedzialności za treść umowy, wybór właściwej podstawy zatrudnienia ani poprawność rozliczeń. Ostateczna odpowiedzialność za zgodność dokumentów z przepisami nadal będzie spoczywać na pracodawcy.
Czy eUmowy istotnie zmienią sposób zatrudniania pracowników?
Rozbudowa systemu praca.gov.pl to krok w stronę prostszej, bardziej cyfrowej obsługi zatrudnienia. Dla wielu mniejszych pracodawców może to być realne ułatwienie, zwłaszcza przy standardowych umowach i powtarzalnych czynnościach kadrowych.
Nie warto jednak traktować systemu jako rozwiązania, które samo „załatwi” zgodność z prawem. eUmowy mogą pomóc w organizacji pracy, ale nadal potrzebne będą dobre procedury, poprawne dane i świadoma decyzja, kiedy warto korzystać z gotowych formularzy, a kiedy lepiej przygotować dokument indywidualnie. Cyfryzacja może usprawnić procesy, ale nie zastąpi doświadczenia. Wciąż będą sytuacje, w których to nie system, lecz właściwa ocena prawna zdecyduje o bezpieczeństwie pracodawcy. Dlatego rola specjalistów HR i doradców prawnych pozostanie kluczowa również w coraz bardziej cyfrowym środowisku pracy.