Nowe obowiązki pracodawców wobec cudzoziemców – jak je prawidłowo realizować?

Od 1 czerwca 2025 r. obowiązują nowe przepisy dotyczące zatrudniania cudzoziemców w Polsce. Pracodawcy muszą pamiętać o dwóch kluczowych obowiązkach informacyjnych, które należy wykonać przed powierzeniem pracy każdemu cudzoziemcowi. 

Tłumaczenie umowy o pracę  

Zawierana umowa o pracę z cudzoziemcem musi być przetłumaczona na język zrozumiały dla pracownika. Nie wystarczy ogólny szablon – tłumaczenie musi obejmować całą, indywidualnie wypełnioną umowę, zawierającą wszystkie warunki zatrudnienia. Pracodawca powinien przekazać cudzoziemcowi treść umowy na piśmie przed jej podpisaniem. 

Obowiązek poinformowania cudzoziemca o prawie do związków zawodowych 

Każdy cudzoziemiec powinien otrzymać pisemną informację o przysługującym mu prawie do wstępowania do związków zawodowych, zgodnie z art. 5 ust. 4 ustawy z 20 marca 2025 r. Informacja także powinna być sporządzona w języku zrozumiałym dla cudzoziemca, podobnie jak tłumaczenie umowy o pracę. 

Ważne:

Obowiązki informacyjne należy stosować wobec cudzoziemców zatrudnionych po 1 czerwca 2025 r. Należy pamiętać, że jeśli przedłużamy umowę z cudzoziemcem po tej dacie, także należy je wykonać. Oba obowiązki dotyczą każdego przypadku powierzenia pracy cudzoziemcowi i muszą być zrealizowane przed rozpoczęciem pracy na nowej podstawie. 

Co dalej? Nowy projekt ustawy o e-umowach i zatrudnianie cudzoziemców online 

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej pracuje nad ustawą o e-umowach. System ma umożliwiać zawieranie umów także z cudzoziemcami, którzy posiadają profil zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny z numerem PNO. Takie e-umowy zawierane w systemie będą równoważne z formą pisemną, a dodatkowo będzie można przesłać je do organu wydającego zezwolenie na pracę cudzoziemca. 

Na razie brak jest informacji, czy platforma pozwoli jednocześnie spełnić obowiązek przedstawienia tłumaczenia umowy i poinformowania o prawie do zrzeszania się w związkach zawodowych. Monitorujemy przebieg procesu legislacyjnego. 

Podsumowanie 

Pracodawcy powinni już teraz dostosować swoje procedury wewnętrzne, aby prawidłowo realizować nowe obowiązki wynikające z ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom. Kluczowe jest, aby pamiętać, że obowiązki te – zarówno przedstawienie tłumaczenia umowy, jak i poinformowanie o prawie do zrzeszania się w związkach zawodowych – muszą być wykonane przed powierzeniem pracy, czyli przed rozpoczęciem wykonywania obowiązków przez cudzoziemca. 

W szczególności warto zwrócić uwagę na sytuacje przedłużania umów – choć mogą wydawać się kontynuacją dotychczasowego zatrudnienia, w świetle nowych przepisów traktowane są jako nowe powierzenie pracy, co oznacza konieczność ponownego spełnienia ustawowych obowiązków.